На сегодняшний день существует много решений для мониторинга, управления и контроля доступа к печати. В зависимости от класса и компонентов они могут выполнять множество различных задач.

Особенности
В самом простом случае система управления печатью - это программное обеспечение, которое позволяет осуществлять мониторинг принтеров и МФУ в сети предприятия и обычно используется для сбора статистики об объемах печати и информации о состоянии расходных материалов.

Более сложные решения дополнительно позволяют компоновать пользователей про группам (отделам), а так же устанавливать для пользователей (групп) правила: вводить квоты на объем печати, принудительно запрещать печать в цвете или делать ее только двусторонней.

Системы контроля доступа к печати являются уже программно-аппаратными комплексами. СКДП разработаны чтобы помочь компаниям и организациям получить контроль над стоимостью печати и безопасностью документов. В их основе идея печати на единую виртуальную очередь и получение распечатки на любом принтере компании. Таким образом, Документ следует за пользователем и распечатывается на выбранном принтере, а доступ пользователей к принтерам и МФУ всегда под контролем.

В любой момент времени система может точно сказать, кто, что, когда и сколько печатал или копировал. Она построена на основе авторизации пользователей на устройствах печати различными способами: карта доступа, пин-код, сканер отпечатка пальца, логин/пароль. Задание не будет печататься до тех пор, пока владелец задания не подойдет к принтеру. Так же контролирует копирование и сканирование, управляет политиками печати и ограничениями для отдельных пользователей или отделов. На основе данных об активности пользователей строятся необходимые отчеты.

В масштабах всей организации решение поможет снизить затраты на печать с помощью правил печати и интеллектуальных средств электронного документооборота, добиться ответственного поведения пользователей без ущерба для удобства работы и безопасности.

Крупные организации проявляют озабоченность в связи с безопасностью данных на бумаге и ожидают роста связанных с печатью уязвимостей. Некоторые системы оснащены функционалом функционалом DLP (data leak protection - предотвращение утечек данных), что позволяет отслеживать содержимое печатаемых файлов, обнаруживать и пресекать потенциальные нарушения. Тем самым есть возможность не только узнать кто именно распечатал секретный документ, но и предотвратить его распечатку и сообщить о попытке распечатки в службу безопасности.

Эффект

Внедрение систем контроля доступа к печати в среднесрочной перспективе приводит к сокращению затрат за счет нескольких факторов:

• Отсутствие на принтерах невостребованных распечаток (документы, которые пользователи отправляют на печать и забывают их забрать);
• Отсутствие повторной печати документов;
• Резкое снижение печати личных документов;
• Удешевление процессов печати за счет применения правил и условий перенаправления заданий на более производительные устройства;
• Контроль использования цветной печати и принудительная конвертация в Ч/Б для определенных групп пользователей (типов документов, времени и т.д.);
• Контроль использования опций печати (двусторонняя печать, экономичный режим) и принудительное включение для групп пользователей (типов документов, времени и т.д.).